Samodzielna księgowość – wybierz prosty program do faktur
Samodzielne prowadzenie firmowej księgowości to kusząca propozycja, szczególnie dla firm które dopiero rozpoczynają swoją działalność, nie zatrudniają wielu pracowników lub funkcjonują jako jednoosobowa działalność gospodarcza. Pierwszym i najważniejszym powodem takiej decyzji jest najczęściej koszt opłacenia własnego księgowego lub korzystania z biura rachunkowego – w przypadku samodzielnie prowadzonej księgowości, jedynym kosztem może być program do fakturowania. Kiedy jednak warto podjąć się samodzielnej księgowości i na co zwrócić wtedy uwagę?
Samodzielne prowadzenie księgowości – kiedy warto?
Małe firmy, których dochody nie przekraczają rocznie kwoty 2 mln euro, które zatrudniają niewielu pracowników i w przeciągu miesiąca nie obsługują bardzo dużej ilości transakcji mogą pozwolić sobie na samodzielne prowadzenie księgowości i oszczędzenie kosztów zlecania jej na zewnątrz bez jednoczesnego obciążania się ogromnym nakładem dodatkowej pracy formalnej. Wiele z takich firm ma możliwość skorzystania z tzw. księgowości uproszczonej i prowadzenia księgi przychodów i rozchodów w miejsce pełnej księgowości. Deklarację o samodzielnym prowadzeniu księgowości należy zaznaczyć podczas wypełniania formularza CEIDG.
Do samodzielnego prowadzenia księgowości nie potrzeba specjalistycznej wiedzy czy wykształcenia w kierunku rachunkowości, choć te zdecydowanie ułatwią poruszanie się po obowiązujących przepisach, wymaganych dokumentach, terminach czy wzorach wypełnianych i wystawianych dokumentów. Przed podjęciem decyzji o samodzielnym prowadzeniu księgowości warto zapoznać się bliżej z księgą przychodów i rozchodów, koniecznych do ujęcia w niej zapisów o przychodach, zakupach i kosztach, a także zasadach rejestracji podatku VAT, odprowadzania zaliczek na podatek dochodowy, odprowadzaniu podatku do właściwego urzędu skarbowego, opłacaniu składek ZUS oraz regularnym drukowaniu i odpowiednim przechowywaniu podatkowej księgi przychodów i rozchodów.
Jeśli masz możliwość poświęcenia na to wystarczająco czasu obok standardowych obowiązków firmowych, prowadzenie samodzielne księgowości firmowej nie powinno stanowić dużego problemu.
Na co zwrócić uwagę prowadząc własną księgowość?
Aby móc skutecznie prowadzić własną księgowość i nie zalegać z terminami składania dokumentów, opłacania składek czy prowadzenia księgi przychodów i rozchodów, do wszystkich procedur warto przygotować się odpowiednio wcześniej. Samodzielna księgowość wymaga dyscypliny, terminowości, możliwości poświęcenia czasu na pracę z dokumentami, a także pomocy ze strony odpowiednich programów i narzędzi. Dostępne online programy księgowe ułatwiają prowadzenie rejestrów VAT, ewidencję wyposażenia, ewidencję środków trwałych i niematerialnych czy ewidencje przebiegu pojazdów, jeśli w ramach działalności korzystamy i rozliczamy poruszanie się pojazdami. Do zestawienia należy dodać także profesjonalny program do faktur, z pomocą którego wystawianie, rozliczanie i przechowywanie dokumentów sprzedażowych będzie wymagało wykonania jedynie kilku prostych operacji.
Jak wybrać program do faktur?
Zdecydowanie największym ułatwieniem w zakresie prowadzenia samodzielnej księgowości w firmie będzie prosty program do fakturowania, dający dostęp do wszystkich niezbędnych wzorów dokumentów sprzedażowych i pozwalający na ich przygotowanie w prosty, intuicyjny sposób. Programy dostępne online po rejestracji na stronie internetowej są obecnie zdecydowanie najwygodniejszym rozwiązaniem. Zależnie od wybranego programu, przedsiębiorcy mają możliwość wystawiania kilku faktur miesięcznie korzystając z całkowicie darmowej wersji programu lub wypróbowania programu za darmo i później, przy niskim abonamencie miesięcznym, otworzenia dostępu do wszystkich podstawowych i rozszerzonych funkcji programu pozwalających na skuteczne zarządzanie fakturami i sprzedażą.
Wybierając program do fakturowania zwróć uwagę przede wszystkim na jego funkcje podstawowe. Dobrej jakości programy powinny dawać dostęp do wszystkich wariantów dokumentów sprzedażowych, w tym faktur VAT, faktur korekt czy faktur zaliczkowych.
Dużym ułatwieniem jest możliwość tworzenia baz kontrahentów na podstawie danych pobieranych z bazy GUS, bieżącego weryfikowania numerów kont na podstawie białej listy podatników VAT, automatycznego uzupełniania dokumentów sprzedażowych przez wybór produktów z katalogu oraz tworzenia faktur w językach obcych, z opcją ustawienia waluty zagranicznej.
Wartościową cechą nowych programów do fakturowania jest także opcja przesyłania dokumentów do kontrahentów bezpośrednio z poziomu programu, windykowania płatności i weryfikowania historii działań na dokumencie. Dla ułatwienia działań księgowych, program do fakturowania powinien obsługiwać automatyczne generowanie plików JPK_VAT. Połączenie jego funkcji z programem księgowym da możliwość sprawnego prowadzenia samodzielnej księgowości, bez konieczności zatrudniania dodatkowej pomocy.
