Jak wystawić fakturę imienną?
Faktury są wystawiane, jako dokument potwierdzający sprzedaż lub nabycie towaru bądź też usługi. Obecnie można je podzielić na wiele różnych rodzajów. Znajomość warunków wydania ich jest dość sporo, dlatego też stanowi to częsty kłopot dla przedsiębiorców. Kiedy wystawia się fakturę imienną i co powinna zawierać? W artykule zawarto wszelkie odpowiedzi oraz niezbędne informacje dotyczące tego rodzaju faktur.
Czym jest faktura imienna?
Wśród wielu rodzajów faktur występuje faktura imienna. Wystawiana jest ona, kiedy to jedna ze stron jest osobą fizyczną, ale nie dokonuje ona transakcji dla celów związanych z prowadzeniem własnej działalności gospodarczej. Faktura w tym przypadku stanowi dowód dokonania transakcji, ale nie ma też konieczności wpisania NIP-u. W świetle prawa nie jest ona bowiem płatnikiem VAT. Jakie są więc kolejne, istotne zasady jej sporządzania?
Warunki do wydania faktury imiennej
Wydanie tego typu faktury może nastąpić jedynie, jeżeli zażąda jej osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej. W innym przypadku transakcja, dokonana będzie ewidencjonowana przy pomocy kasy fiskalnej. Faktura w wersji imiennej, nie może zostać wystawiona po upływie terminu 15. dnia kolejnego miesiąca sprzedażowego. Istotne jest tutaj wcześniej wspomniane, zgłoszenie chęci w tym samym miesiącu, kiedy została dokonana transakcja.
Termin, kiedy upływa czas na wystawienie faktury dla osoby prywatnej, mija po trzech miesiącach po dokonanej transakcji. W takim przypadku, przedsiębiorca, osoba wystawiająca fakturę imienną, powinien dokonać tego w terminie:
- nie później niż 15. dnia miesiąca, następującego po miesiącu, kiedy to dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę – jeżeli zgłoszenie klienta wpłynęło do końca miesiąca, wykonania usługi lub dostarczenia towaru;
- nie później niż 15. dnia od dnia zgłoszenia żądania – jeżeli zostało zgłoszone po upływie miesiąca, o którym mowa w poprzednim punkcie.
Nie ma również zależności czy jest to nowy klient albo stały kontrahent. Wszelkie dane należy uzupełnić według wzorca, zawierającego podstawowe dane. Przy każdym wystawianiu faktur należy przestrzegać sztywno wyznaczonych terminów. Należy również pamiętać o zasadzie, że faktura imienna zostaje wystawiona na specjalne żądanie klienta, spełniającego wymienione warunki.
Jakie dane powinna zawierać faktura dla osoby fizycznej?
Każda faktura składa się z szeregu elementów, które należy prawidłowo wypełnić. W fakturze imiennej powinny pojawić się:
- data wystawienia,
- dane sprzedawcy (imię, nazwisko lub nazwa, adres, NP),
- dane odbiorcy (imię, nazwisko lub nazwa oraz adres),
- kolejny numer faktury, zgodnie z przyjętą numeracją
- nazwę sprzedanego/zakupionego towaru lub świadczonej usługi,
- cena netto,
- stawka i wartość podatku VAT,
- jednostka miary/ilość sprzedanych towarów lub świadczonych usług,
- kwota należna ogólna,
- kwoty ewentualnych rabatów, obniżek cen, opustów,
- informacje o dacie dostawy zamówionego towaru (w przypadku osobistego dostarczenia do klienta).
Wszystkie te dane są niezbędne i muszą się znaleźć na fakturze imiennej. Brak którejkolwiek z nich może skutkować problemami skarbowymi i podjęciem kroków prawnych. Tego każda szanująca się firma powinna unikać, dlatego też warto zadbać o dokładne wypełnienie dokumentacji w prowadzonej księgowości.
Wcześniej wspomniano, że nie trzeba zamieszczać numeru NIP na fakturze imiennej. Czy trzeba, więc wpisać numer PESEL? Nie ma takiego obowiązku przy wystawianiu faktury dla osoby prywatnej. Ustawodawca nie przewiduje takiej konieczności. Wystarczy wpisanie podstawowych danych, wymienionych powyżej. Bez problemu pozwolą na identyfikację nabywcy, bez konieczności wpisywania numeru PESEL.
Wystawienie faktury nie musi być uciążliwe
Przy ogromnym nakładzie pracy, jaki przedsiębiorcy wkładają w nieustanny rozwój firmy, ciężko spamiętać wszystkie zasady. Z pomocą przychodzi prosty program do faktur. Na rynku istnieje wiele rozwiązań, które wspomogą działania z zakresu księgowości. Oprogramowania do fakturowania online są łatwe w obsłudze i niosą ze sobą wiele korzyści. Dzięki nim nie tylko zaoszczędzi się czas, ale także uniknie ewentualnych błędów.
Program do faktur, należy wybrać tak, aby zawierał szereg udogodnień. Należą do nich bazy danych kontrahentów (ze wszelkimi danymi potrzebnymi do wypisania faktury) oraz wzorów faktur. Ten zestaw ułatwi pracę i podniesie poziom świadczonych przez firmę usług.
