Do jakiej kwoty można wystawić fakturę gotówkową?
Płatności gotówkowe mają swoje wady i zalety. Z jednej strony są bardzo korzystne dla sprzedającego, gdyż oznaczają natychmiastowy dopływ pieniędzy, z drugiej strony utrudniają ewidencję przychodów potrzebną do rozliczania się z podatku. Przedsiębiorcy często mają wątpliwości odnośnie tego, jak poprawnie wystawiać i przechowywać faktury gotówkowe. Nie mogą również zapominać o ustawowym limicie kwoty płatności gotówkowej.
Co to jest faktura gotówkowa i jak poprawnie ją wystawić?
Faktura gotówkowa to potoczna nazwa faktury, na której jako forma zapłaty widnieje gotówka. Często jest ona wystawiana w momencie, gdy kontrahent reguluje należność właśnie w ten sposób. Samo jednak potwierdzenie formy gotówkowej nie jest jednoznaczne z potwierdzeniem, że nastąpiło uregulowanie płatności. Na fakturze trzeba dodatkowo zamieścić frazę “zapłacono” i określić kwotę do zapłaty jako 0 zł.
Wystawianie faktury – ogólne wymogi prawne
Pochyliliśmy się już nad specyfiką faktury gotówkowej, dlatego warto teraz przypomnieć o ogólnych wymogach, które stawia polskie prawo wobec tych dokumentów. Każda podstawowa faktura VAT musi zawierać:
- Datę jej wystawienia oraz numer porządkowy w systemie księgowym wystawiającego;
- Dane nabywcy i dostawcy, ich adresy oraz numery NIP;
- Nazwę sprzedawanego towaru lub świadczonej usługi;
- Wartość towaru lub usługi;
- Ewentualną kwotę rabatu lub obniżki ceny;
- Kwotę ogólną do zapłaty przez nabywcę;
- Stawkę podatku VAT;
- Kwotę podatku VAT obliczoną na podstawie sumy wartości sprzedaży netto.
Płatności gotówkowe – co mówi o nich Prawo Przedsiębiorców?
Z art. 19 ustawy – Prawo Przedsiębiorców możemy wnioskować, że dokonywanie przez przedsiębiorców płatności za pośrednictwem rachunku bankowego jest ze względów ewidencyjnych formą preferowaną przez polskiego prawodawcę. Jest ono obowiązkowe za każdym razem, gdy:
- drugą stroną transakcji również jest inny przedsiębiorca;
- jednorazowa wartość transakcji, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, przekracza 15 000 zł lub równowartość tej kwoty. Transakcje w walutach obcych przelicza się na złote według średniego kursu walut obcych ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień dokonania transakcji.
Warunki te muszą zaistnieć równocześnie, dlatego limit ten nie ma zastosowania do sytuacji, w której z przedsiębiorcą rozlicza się osoba fizyczna. A zatem zapłata gotówką i wystawienie faktury gotówkowej dla drugiego przedsiębiorcy (krajowego lub zagranicznego) może wchodzić w grę do kwoty 15 000 zł lub jej równowartości w obcej walucie.
Czy faktura gotówkowa może być wystawiona przez oprogramowanie online?
Tak jak każda inna faktura, faktura gotówkowa nie musi być wystawiana wyłącznie w sposób tradycyjny, ale można wygenerować ją także w przeznaczonym do tego programie online. Ważne jest jedynie, by pamiętać o adnotacji informującej o ewentualnym opłaceniu przez nabywcę. Oprogramowanie do faktur online ma wiele zalet, które postaramy się teraz przybliżyć.
Oszczędność czasu i miejsca
Tradycyjne wystawianie faktur zakłada konieczność zakupienia zapasu papieru, tuszu do drukarki, kopert i znaczków pocztowych oraz zmusza przedsiębiorcę do udania się pocztę, gdzie niejednokrotnie może się przytrafić kolejka. Zwyczajowy list potrzebuje również czasu na dotarcie do adresata, przez co nadawca musi uzbroić się w cierpliwość, jeśli chodzi o kwestię realizacji płatności.
Wystawiając faktury z pomocą oprogramowania online, nie musimy się martwić o papier i inne materiały. Dzięki temu działalność naszej firmy jest także bardziej ekologiczna i zrównoważona. Program zapamiętuje naszych kontrahentów i sam uzupełnia większość danych na fakturze, co jeszcze bardziej przyspiesza proces jej wystawiania. Wreszcie, sama faktura znajdzie się na skrzynce mailowej klienta już w kilka sekund od wysłania.
Wygoda w przechowywaniu
Każdy przedsiębiorca musi liczyć się z obowiązkiem przechowywania wystawionych przez siebie faktur i rachunków przez okres pięciu lat. Gromadzenie ich w formie papierowej wymaga zagospodarowania specjalnej przestrzeni na archiwum. Dzięki programowi do wystawiania faktur online mogą znajdować się one na zabezpieczonym serwerze, nie zajmując fizycznego miejsca.
Możliwości oferowane przez program
Programy do wystawiania faktur proponują szereg dodatkowych udogodnień, takich jak śledzenie statusu dostarczenia faktury i ułatwienia w przypominaniu klientom o zaległych płatnościach.